Обычно это происходит в связи с тем, что тот или иной материальный ресурс уже подходит к концу или близок к этому. Причем, ресурс, за наличие которого отвечает не сам работник, а руководитель подразделения или всего предприятия.
Например мебель – она имеет свойство ломаться, изнашиваться. То же самое относится к спецодежде – может быть, нужно заменить часть одежды или добавить новую партию в связи с пополнением штата работников.
Для чего при закупке на предприятии нужна эта бумага?
Это понятно из назначения документа (справочно-информативное). С его помощью заинтересованный человек уведомляет ответственное лицо о необходимости закупить те или иные товары и объясняет, почему нужно это сделать, в связи с каким событием возникла такая надобность. Например: сломался принтер, штат сотрудников пополнился и всем нужны компьютеры и форменная одежда.
Что внутри документа?
Универсального стандарта для такого документа не установлено. Тем не менее,в крупных фирмах есть специальные шаблоны для таких записок – их можно найти в локальных документах компании, это касается и «бумажной» документации, и электронной почты (папка «Шаблоны»).
В последнем случае перед отправлением нужно активировать функцию оповещения о прочтении – так вы будете точно знать, прочитана служебная записка или нет.
Внимание! «Бумажный» вариант регистрируется у секретаря в журнале входящей документации. Также бумагу можно передать через кадровую службу.
Записка всегда будет содержать в себе следующие данные:
Оформляют служебную записку на стандартном листе бумаги А-4
.
Начинать следует с «шапки» – она пишется, как правило, в правом верхнем углу документа.
В ней указывается, кому и от кого адресован документ. Далее, по центру, заглавными буквами – СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА. Ниже суть вопроса и просьба. Обычно пишут с использованием фраз «Прошу Вас…» «Довожу до Вашего сведения, что…». Это считается правильным.
Писать служебку следует грамотным, четким и понятным языком . Стиль написания – деловой. Нужно избегать слишком сложных, громоздких и длинных фраз, также эмоциональной окрашенности. Абсолютно недопустимы лексические злоупотребления, слэнговая или просторечная лексика, тем более ругательная.
Это же относится и к ошибкам – грамматическим, орфографическим, лексическим и др. Если автор не знает, как нужно писать то или иное слово или фразу, нужно заменить их на более простые и понятные.
Как грамотно составить и написать?
Cпецодежды (СИЗ)
В этом случае необходимо указать количество единиц для закупки и объяснить, в связи с чем это требуется. Нужно иметь в виду, что выдача спецодежды всегда нормирована – это зависит как от индивидуальной политики той или иной фирмы, так и установленных критериев для той или иной отрасли.
Приведем конкретный пример:
Заместителю ген. директора ООО «Пицца-Энерго» по работе с персоналом
Васильеву И. В.
от HR-менеджера Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №5
В связи с принятием на работу 2 человек на должность экспедиторов, прошу вас закупить 2 комплекта мужской спецодежды с логотипом ООО «Пицца-Энерго».
С уважением
Иванов Иван Иванович (подпись)
Мебели
Здесь следует указать, какую мебель и в какой отдел требуется закупить.
Как и везде, нужно четко обрисовать причину. Например.
Руководителю АХО ООО «Интерпресс» Меджидову А.А.
от менеджера HR-отдела Петровой М.И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА №4
Прошу вас закупить стулья в количестве 10 штук для холла. В данный момент в холле стоит один диван и посетителям, пришедшим на собеседование или прием к сотруднику приходится ожидать своей очереди стоя.
С уважением,
Петрова Мария Ивановна (подпись)
Канцтоваров
Казалось бы, мелочь, но и здесь требуется обоснование производственной необходимостью. Например:
Руководителю департамента материально-технического обеспечения
ЗАО «Сигма-Консалт»
Сидорову С.С.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 3
В связи с увеличением штата прошу вас закупить дополнительно для отдела по работе с клиентами:
- штемпельная краска Noris-Color (черный), 30 мл – 20 шт;
- дырокол – 5 штук;
- блок разноцветный – 10 штук.
С уважением,
руководитель отдела по работе с клиентами
Иванова Ирина Ивановна (подпись)
Оргтехники (сканера, принтера)
В этом случае нужно точно указать, какой агрегат (принтер, мини- АТС,сканнер, итд) и какому отделу предназначается. Если марка имеет принципиальное значение, это тоже необходимо указать, например:
Директору по снабжению
ООО «Сигма-Шторм»
Савину И.И.
от офис-менеджера Петровой Е.Е.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Довожу до вашего сведения необходимость закупки следующей техники:
- лазерный принтер HP laserjet 1102 – 2 шт;
- мини- АТС Panasonic kx-teb308ru – 2 шт.
С уважением,
Петрова Елена Евгеньевна (подпись)
Телефона
Указывается марка телефона и его назначение – кому конкретно, в какой отдел. Например:
Директору по снабжению ЗАО «Альтерком»
Матвееву И. И.
от HR-менеджера Кузнецовой Е.В.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 8
Довожу до вашего сведения, что на рецепшен в холле только один телефон, в то время как работают два секретаря и это сильно затрудняет общение с клиентами. Прошу вас закупить телефон Panasonic KX-HDV100 для секретаря Михайловой Е.Е., принятой на должность второго секретаря 02 февраля 2017 года.
С уважением,
Кузнецова Елена Викторовна (подпись)
Инструментов
Здесь все стандартно – указывается, какой инструмент и в каком количестве, например:
Руководителю АХО ООО «Совремонт»
Петрову П.П.
от бригадира Иванова И. И.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 1
Прошу вас закупить перфораторы BOSCH GBH 2-28 в количестве 10 штук.
Иванов Иван Иванович (подпись).
Настольной лампы
Обычно этот прибор указывается в списке канцтоваров, который потом офис-менеджер представляет директору, но можно и в частном порядке, например:
Офис-менеджеру ООО «Лейбштандарт» Александровой А.А.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 5
Прошу вас закупить офисную настольную лампу Ursula 281/1T-LEDBlacksand.
С уважением,
зам. генерального директора Борисов Б.Б. (подпись)
Автошин
В этом случае указывается марка шин и количество их, например:
Генеральному директору ООО «Кайра-Экспресс»
Борисову Б.Б.
от начальника АХО Смирнова С.С.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 6
Прошу вас закупить для автомобилей компании шины pirelli scorpion verde all season 265/60 r18 110h в количестве 20 штук.
С уважением,
Смирнов Сергей Сергеевич (подпись)
Справка! Как становится понятно, никаких особых сложностей такой документ не представляет. Все, что нужно для его оформления – это товар какой категории, марки и в каком количестве (а главное, зачем) нужен именно вашему отделу.
Тогда вопроса с закупками не поднимется вообще – заинтересованное лицо отправляет записку, получатель принимает конкретные шаги для выполнения прошения.
Служебной запиской именуется модель документального оборота внутри организации, которая дает возможность результативно реагировать на всевозможные обстоятельства.
Цели и типы служебного документа
Служебное письмо предназначается для извещения определенного должностного лица об имеющихся трудностях или о внесении, каких либо предложений касающихся производственных вопросов.
Помимо этого служебный документ является своего рода подтверждением того, что персонал не просто выполняет свою работу, но и видит существующие проблемы, которые впоследствии освещаются в данной записке. При этом работник, написавший служебную записку руководителю о наличии каких либо нарушений, полностью снимает с себя ответственность по решению этого вопроса.
Служебные записки подразделяются на:
- те, в которых указываются определенные факторы произошедшего деяния или явления отрицательного характера. К таким производственным запискам относятся объяснительные, докладные, акты о выявленных нарушениях и жалобы;
- те, которые являются дополнительными пояснениями к основным документам. Это могут быть записки на списание или приобретение материалов, о выделении денежной помощи, о повышении в должности, о премировании, и тому подобные.
В свою очередь служебная перепись может осуществляться как между подчиненными и работодателем (внутренние), так и между руководителями структурных подразделений и основным руководителем предприятия (внешние). Внешне производственные документы предназначаются для предоставления их за пределы организации, получателем такого вида записки является вышестоящее руководство.
Информация и форма внутренней деловой бумаги
Содержание служебных документов обычно освещает производственные, материальные, хозяйственные вопросы, а также вопросы премирования, повышения или понижения в должности. Таким образом, сотрудник любого отдела может обратиться с письменной просьбой о предоставлении ему определенных материальных или финансовых средств, как для производственного, так и для личного пользования. Кроме того содержание такого документа может освещать жалобу на конкретного сотрудника или на непосредственного руководителя.
Что касается награждения работников, то непосредственный работодатель пишет служебную записку в виде ходатайства на имя своего вышестоящего руководителя. Где освещает заслуги подчиненного, и вносит предложения о способах премирования.
Внутрипроизводственное письмо руководителю организации от подчиненных составляется рукописным способом в свободной форме. Однако для написания такого рода документа можно использовать компьютерную или печатную технику.
Грамотное написание документа
Хотя данный акт не имеет установленного на законодательном уровне образца, он в обязательном порядке должен содержать следующую информацию:
- кому адресовано данное заявление (должность, фамилия и инициалы адресата), указывается в верхнем правом углу документа;номер записки и дата регистрации;
- название составляемого письма;
- вступительная часть, обычно отражает время, дату и время случившегося происшествия;
- основная часть, излагается подробная суть события;
- заключительная часть, включает в себя предложения составителя, которые он просит осуществить руководителя предприятия;
- под текстом ставится дата написания документа, должность или профессия составителя, и его фамилия и инициалы.
Что касается внешних писем, то они должны иметь аналогичное содержание, оформляться на бланке учреждения желательно печатным способом, с помощью компьютерной техники.
Многие предприятия имеют уже готовый разработанный и утвержденный руководством, шаблон служебной записки. Благодаря которому, трудящимся будет намного легче и грамотнее составить такой документальный акт.
Во внутренних и внешних письмах информацию нужно излагать кратко и четко, без лишней воды. Таким образом экономиться время лица составляющего документ и лица, которому он адресован. А также четкое изложение предложений способствует наиболее быстрому реагированию со стороны руководителя.
Формирование производственных писем в электронном виде
На многих предприятиях допускается составления служебных записок с помощью компьютера, что позволяет создать электронный вид документа. Данный способ оформления, каждое структурное подразделение выбирает самостоятельно, и прописывает это в определенных документах предусмотренные законодательством. Таким образом, электронный вариант намного упрощает составление документа и его отправку, что существенно сокращает время рассмотрения записки и принятия мер реагирования.
Электронный способ составления служебного письма не сильно разниться с рукописным вариантом, но все же имеет следующие отличия:
- в электронном документе не нужно указывать, кому он направлен, так как в адресной строке такая информация уже прописана;
- подпись составителя в электронной записке ставится автоматически (заранее подготовленная отсканированная подпись);
- на электронный почтовый ящик отправителю приходит уведомление от адресата о том, что он получил письмо, и прочитал его. Данная услуга является подтверждением отправки записки.
Одним из главных преимуществ формирования электронного вида записки является уже существующий шаблон. Который может использоваться в последующих составлениях схожих документов. Таким преимуществом пользуются службы предприятия или их отдельные трудящиеся, которые должны по своему роду деятельности часто составлять служебные записки.
Аспекты составления
При составлении служебных записок необходимо учитывать следующие нюансы, которые применяются в зависимости от их вида и цели:
Соблюдение вышеперечисленных нюансов, позволит даже не опытному сотруднику составить грамотную и понятную для руководителя служебную записку.
Значимость документа
Служебные документы помогают избежать прямых конфликтных ситуаций между сотрудниками определенного предприятия, что положительно влияет на его работу. Также не малую роль они играют в бухгалтерской и налоговой отчетности, где финансовые проблемы требуют определенного внимания и соблюдения различных нюансов.
Помимо всего прочего служебные письма носят эффективный характер по борьбе с правонарушителями в организации. Кроме того, написание жалобных документов работодателю, позволяет решить вопрос без споров и рукоприкладства. Так как служебные жалобы могут писаться анонимно, или просто имя составителя по его просьбе не будет озвучена руководителем.
Поэтому такой документ служит многофункциональным средством, благодаря которому большинство организационных вопросов может решаться за довольно короткий промежуток времени.
Вконтакте
)? С таким вопросом периодически приходится сталкиваться представителям разных сфер деятельности. Записка является одним из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия между сотрудниками предприятия и его руководством. Образец служебной записки мы приведем ниже и расскажем, как правильно написать служебную записку.
Для чего нужно писать служебную записку?
Служебная записка - это форма внутреннего документооборота, позволяющая наиболее эффективно и оперативно решать текущие производственные ситуации.
Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.
Дополнительная польза от такого рода документов состоит в том, что они являются прямым доказательством, что специалист осветил проблему, находящуюся в поле его ведения. В случае если специалист не может разрешить возникшую проблему самостоятельно и в форме служебной записки выносит ее на разрешение другими специалистами, он тем самым снимает с себя ответственность за несвоевременное или некачественное рассмотрение вопроса.
Специальной формы служебных записок не предусмотрено, они составляются в произвольной форме, могут передаваться на бумажном носителе или посредством электронных средств связи.
Пример составления служебной записки, ее форма, шаблон
В каких случаях подается рассматриваемая нами деловая бумага, разобрались. Теперь необходимо определиться с примером написания служебной записки . Как мы уже упомянули выше, специального бланка служебной записки не существует. Однако есть общие требования к содержанию документа.
К таковым относятся:
- Обязательное указание адресата служебной записки. В правом верхнем углу нужно написать фамилию, имя и отчество, а также должность лица, которому направляется обращение.
- Ниже указывается наименование документа и его номер.
- Далее следует изложить суть проблемы, с которой столкнулся составитель документа, или ситуацию, с которой необходимо разобраться.
- Ниже указываются предложения по решению вопроса, либо указание на действия, которые автор служебной записки ждет от ее адресата.
- В конце документа указываются фамилия и инициалы лица, направившего обращение, а также его должность.
Этим шаблоном служебной записки можно воспользоваться в случае необходимости.
Как составить служебную записку: образец оформления
Как пишется служебная записка (образец), рассмотрим на простом примере. Текст служебной записки может быть идентичен изложенному ниже.
Пример служебной записки
Директору ООО «Гвоздика»
Слободину Владимиру Александровичу
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В кондитерском цехе с 02 января 2018 года сломан конвейер. Для его ремонта необходимо приобретение деталей согласно прилагаемому списку. Общая стоимость ремонтных работ с учетом приобретения деталей составляет 12 500 (двенадцать тысяч пятьсот рублей 00 копеек). В связи с тем, что лимит фонда по ремонту и обслуживанию оборудования исчерпан, а в наличии необходимых деталей нет, во избежание простоя цеха
- Выделить необходимую денежную сумму согласно прилагаемому списку.
- Предоставить ремонтную бригаду для проведения работ.
С уважением, начальник кондитерского цеха, Дмитриенко Денис Сергеевич.
Как написать служебную записку в электронном виде, расскажем ниже.
Особенности электронного документооборота
Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.
Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.
Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.
Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.
Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически. Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки. Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.
Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.
На первый взгляд кажется, что между служебной, докладной и объяснительной записками нет существенной разницы, т.к. эти документы схожи по своему назначению - все они носят информационный характер. Тем не менее это разные документы, которые отличаются содержанием, адресностью, целями составления. Кроме того, в них не содержатся поручения, а сообщаются сведения, побуждающие адресата к принятию окончательного решения по рассматриваемому вопросу.
В чем заключаются особенности служебной, докладной, объяснительной записки? Как правильно оформить каждый документ на бумажном носителе? На эти и другие вопросы постараемся ответить с практической точки зрения.
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Докладная записка (код 0286041 по ОКУД) - это информационно-справочный документ, адресованный руководителю, начальнику отдела, иным уполномоченным лицам. В ней обстоятельно излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя и преследуется цель побудить руководство к принятию определенного решения.
Определения «докладная записка» как самостоятельного понятия в законодательстве нет.
Докладная записка составляется как по письменному или устному указанию руководителя, так и по инициативе самих работников (например, в случаях, когда для урегулирования какого-либо производственного либо хозяйственного вопроса возникает необходимость изложить информацию в письменной форме вышестоящему руководству). С помощью такого документа можно внести предложение об улучшении технической стороны производственных процессов, выразить несогласие с решением, принятым вышестоящим руководителем, а также изложить свою точку зрения при возникновении разногласий с коллегами. Поэтому при подготовке докладной записки автору прежде всего важно доступно сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу.
Виды докладных записок
- на инициативные;
- информационные;
- отчетные.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки излагаются факты, содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях, результатах или методах выполнения работы.
Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.
В зависимости от адресата докладные записки подразделяются:
- на внешние;
- внутренние.
Внешняя докладная записка адресуется руководителю конкретного учреждения, оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем и обычно содержит следующие реквизиты:
- наименование организации;
- дату;
- индекс;
- место составления;
- адресата;
- заголовок к тексту;
- текст;
- подпись руководителя;
- фамилию исполнителя, номер его телефона.
Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации (Пример 1).
Пример 1
Внешняя докладная записка
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
10.02.2014 № 12/05-14
О привлечении дополнительных
трудовых ресурсов
Уважаемый Андрей Васильевич!
В силу недостатка в кандидатах на стадии формирования административного аппарата для филиала в г. Москве необходимо привлечь трудовые ресурсы из дополнительных источников в срок до 14.04.2014. Собеседования с новыми кандидатами провести до 21.04.2014.
Оплата расходов по дополнительным услугам будет произведена в соответствии с п. 4.5 Договора услуг № 04/56 от 14.02.2014.
Начальник отдела кадров Семенов В.О. Семенов
В дело № 03-13
Одинцова 10.02.2014
Внутренняя докладная записка направляется за пределы учреждения, например в вышестоящую организацию, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов» (Пример 2).
К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:
- наименование структурного подразделения;
- наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
- дата;
- регистрационный (исходящий номер);
- заголовок к тексту;
- текст;
- отметка о наличии приложения (если есть);
- адресат;
- подпись составителя (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Пример 2
Внутренняя докладная записка
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
07.04.2014 № 6
О прогуле, совершенном менеджером
отдела продаж
Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 07.04.2014, менеджер по продажам Петрова Валентина Ивановна отсутствовала на рабочем месте в течение всего рабочего дня с 10 часов 00 минут до 18 часов 30 минут.
Никаких сведений или документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия Петровой В.И., предоставлено не было.
В связи с допущенным нарушением предлагаю уволить Петрову В.И. за прогул.
Начальник отдела продаж Игнатьев О.А. Игнатьев
В дело № 02-10
Сидорова 07.04.2014
Оформление реквизитов докладной записки
При оформлении докладной записки используют как угловое (Пример 3), так и продольное расположение реквизитов заголовочной части (Пример 4).
Пример 3
Угловое расположение реквизитов в докладной записке
Наименование
структурного подразделения Адресат
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
______________ № ________
Заголовок
Пример 4
Продольное расположение реквизитов в докладной записке
Наименование структурного подразделения
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
_____________ № _________
Заголовок
Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля.
Дата и номер докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами (21.04.2014 ) или буквенно-числовым способом (21 апреля 2014 г .).
Обратите внимание
Датой внешней докладной записки является дата ее визирования и отправки адресату, датой внутренней докладной записки - дата составления и подписания.
Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения - в зависимости от системы регистрации документов, которая действует в организации.
В случае если докладную записку должны рассмотреть заинтересованные лица, на ней проставляют визы согласования , а после принятия решения - резолюция руководителя.
Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.
Обратите внимание
Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, будет основанием для принятия каких-либо мер, издания документов, проведения мероприятий.
Заголовок к тексту кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о/об и отглагольного существительного в предложном падеже, например О прогуле Лазаренко О.О.
Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей:
- в первой - констатирующей части - излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
- во второй - анализирующей части - содержится анализ сложившейся ситуации и приводятся возможные варианты решения;
- в третьей - резюмирующей части - содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать. В этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
Если у докладной записки есть приложение, отметка о приложении делается до оформления подписи.
Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.
Приложение: Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если она представляется руководителю подразделения) и руководитель подразделения (если она представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Обратите внимание
Если докладная записка оформлена на двух и более страницах, то вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Служебная записка является разновидностью докладной. Это письменное информационное сообщение, широко применяемое в практике работы современных управленческих структур самых разных уровней и организационно-правовых форм. Служебные записки обеспечивают прямую связь между объектами управления на горизонтальном уровне.
Кстати
Служебная записка - документ, не имеющий официального статуса. В ОКУД он не предусмотрен.
Служебные записки готовят в самых разнообразных ситуациях. Стандартные цели этого документа включают :
- запрос информации;
- выдачу инструкций;
- сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);
- объявления (извещения).
Текст служебной записки содержит сведения о причинах ее составления в виде предложения, просьбы, заявки. Это может быть информация о перемещениях персонала, встречах, изменениях в корпоративной культуре компании и т.п. Служебные записки оформляются на стандартном листе бумаги формата А4.
Служебную записку подписывает специалист или руководитель подразделения. Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
Законодательством не предусмотрены жесткие требования к составлению и оформлению служебных записок, поэтому порядок их оформления с учетом специфики организации следует закрепить в локальном нормативном акте, например в инструкции по делопроизводству. Формат служебной записки должен служить целям упрощения и ускорения процессов внутренней коммуникации.
Образец оформления служебной записки представлен в Примере 5.
Пример 5
Служебная записка
В субботу, 19.04.2014, с 9:00 до 16:00 в отделе кадров ООО «Север» будут проводиться монтажные работы по установке сигнализации.
Прошу Вас разрешить доступ для выполнения работ следующим сотрудникам компании «Энергосеть»:
1. Симакину И.П.
2. Иванову П.Н.
Начальник АХО Свиридов Н.Н. Свиридов
В дело № 02-14
Ильина 16.04.2014
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Объяснительная записка - это внутренний документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.
Согласно части первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. На основе объяснительной записки руководитель принимает решение о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Кроме того, этот документ является одним из оснований для оценки работодателем тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.
В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз - объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».
Виды объяснительных записок и их особенности
- на составляемые для пояснения отдельных положений выполненной работы (проекта, отчета, разработки);
- составляемые при возникновении штатных ситуаций, нарушениях дисциплины, проступках и т.д.
Объяснительная записка пишется работником от руки в единственном экземпляре на стандартном листе бумаги формата А4 и адресуется потребовавшему ее лицу. Она также может быть набрана на компьютере с использованием трафаретной формы, принятой в организации. Форма объяснительной записки, а также способ исполнения (рукописный или на компьютере) законодательно не закреплены.
Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.
Записка как доказательство
Работодатель, требуя от работника объяснительную записку, написанную от руки, тем самым защищает себя от неправомерных действий со стороны работника при трудовом споре. Он исключает подмену исходного документа.
Если в компании применяются шаблонные формы, то в конце текста можно сделать пометку: Объяснение составлено лично с использованием персонального компьютера. Дата. Подпись.
Оформление отдельных реквизитов докладной записки
В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку следует составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003.
Датой объяснительной записки является дата ее составления.
Текст объяснительной записки должен содержать:
Описание фактов, послуживших поводом к ее написанию;
Аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию.
Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.
При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.
В качестве приложений могут приводиться документы, оправдывающие действия составителя документа и подтверждающие те или иные обстоятельства.
По структуре текста объяснительная записка отличается от докладной тем, что не содержит выводов и предложений (Пример 6).
Обратите внимание
Если в компании разработаны и утверждены типовые формы объяснительных записок, применяемых в различных ситуациях, это не означает, что работники должны оформлять записки по утвержденным формам. Документ, составленный не по форме, также может быть действительным.
Пример 6
Объяснительная записка
Применить дисциплинарное взыскание
в виде выговора Александровой И.И.
Отделу кадров издать приказ.
Смолкин 17.04.2014
Директору ООО «СВ»
А.В. Смолкину
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
14.04.2014 № 14
Об отсутствии на рабочем месте
Я, Александрова Ирина Игоревна, бухгалтер, отсутствовала на рабочем месте 14.04.2013 с 9 часов 00 минут до 15 часов 30 минут по личным обстоятельствам.
Оправдательных документов не имею.
Бухгалтер Александрова И.И. Александрова
РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ, СЛУЖЕБНЫХ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК
Одной из функций делопроизводственной службы организации является обеспечение оперативного поиска нужной информации, связанной с продвижением переданных документов к исполнителю. Для более удобного поиска этих данных используются различные регистрационные формы.
Докладные, служебные, объяснительные записки по своему функциональному назначению являются носителями определенной информации. Поскольку изложенный в записке вопрос требует письменного оформления решения в виде резолюции руководителя организации или иного полномочного должностного лица, документы необходимо регистрировать.
Напомним, что существуют три формы регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная . Организация вправе выбрать наиболее эффективную и подходящую ей форму регистрации.
▪ Журнальная форма регистрации - самая распространенная, но не всегда удобная, т.к. регистрация всех документов в ней идет в хронологическом порядке, а при поиске определенного документа специалисту приходится просматривать все листы журнала. Поиск информации усложнен еще и тем, что инициативный документ может быть зарегистрирован, например, в одном журнале, а ответ на него - в другом. Обязательных регистрационных форм (журналов) законодательством не предусмотрено. Рекомендованная форма журнала регистрации приведена в Примере 7.
Пример 7
Фрагмент журнала регистрации докладных и объяснительных записок
|
Дата документа |
Регистрационный номер |
Вид документа, краткое содержание |
Кем подписан документ |
Исполнитель |
Куда передан |
Расписка в получении (подпись, дата) |
Отметка о направлении документа в дело |
|
07.04.2014 |
03-10/14 |
Об отзыве из отпуска кассира Швец О.Р. |
Начальник отдела кадров |
Инспектор отдела кадров |
Отдел кадров |
Смирнова В.А.
|
В дело № 03-14 Смирнова 07.04.2014 |
▪ Карточная форма регистрации по сравнению с журнальной является более удобной и адаптированной. Создаваемые регистрационно-контрольные карточки документов при поиске в классификаторе дают возможность оптимизировать процесс поиска документа и сократить время процесса регистрации. Очевидное преимущество карточной регистрации заключается в том, что регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
▪ Автоматизированная (электронная) форма регистрации предполагает использование специального программного обеспечения. Сведения о документе вводятся вэлектронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Одновременно с регистрацией может происходить печать регистрационно-контрольной карточки.
Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, который формулируется так же, как индекс исходящего документа. Регистрационный номер состоит из индекса дела по номенклатуре дел (включая индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.
Обратите внимание
Вопросы регистрации и учета документов в организации должны быть отражены в инструкции по делопроизводству. В инструкции следует зафиксировать:
1) перечень нерегистрируемых документов.
2) перечень регистрируемых групп документов, при этом для каждой группы обязательно указывается:
Место регистрации;
Время и порядок регистрации;
Правило образования регистрационного номера;
Форма, в которой производится регистрация;
Перечень реквизитов, которые заносятся в форму, правила их заполнения;
Правила учета движения документов после регистрации;
Принцип регистрации (однократная или повторная регистрации при передаче документа в другое подразделение);
3) порядок действий при повторном поступлении документа в организацию (для входящих документов).
Сроки хранения докладных, служебных, объяснительных записок
Сроки хранения установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В соответствии с указанным Перечнем сроки хранения докладных записок могут составлять 1 год, 3 года, 5 лет, 75 лет, постоянно. Объяснительные записки следует хранить постоянно.
Наш совет
При оформлении записок необходимо придерживаться единого стиля, а основной текст документов должен отвечать правилам деловой этики и установленным требованиям к оформлению документов. Неприятное впечатление оставляют неаккуратно составленные и оформленные документы с грамматическими ошибками. Не спешите отправить документ адресату, а внимательно вычитайте его, исправляя, при наличии, грамматические ошибки или описки.
Для решения различных производственных и организационных вопросов существует внутренняя служебная переписка . В процессе ведения документации составляются различные служебные записки.
Это могут быть также , докладные, распоряжение и т. д. В большинстве случаев эти внутренние документы очень близки за характером написания, только в зависимости от конечной цели и причины написания носят различный организационно-правовой характер.
Если служебная записка имеет конкретное назначение или фиксирует расходы финансовых средств, то она в обязательном порядке прилагается до общей бухгалтерской отчетности (на основании конкретного факта бухгалтерия фиксирует и совершает расходно-приходные операции).
Служебные записки различного характера помогают оперативно решать различные текущие вопросы и является подтверждающим документом конкретных фактов.
Служебные записки в зависимости о ее вида и характера написания должны храниться в определенное количество лет (сроки могут быть от 1 года, 3-х, 5-ти лет или же хранятся постоянно).
Требования к оформлению служебной записки
Согласно законодательной базе (ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации» Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов») служебная записка должна иметь :
- указание на кого направлен документ (должностное лицо, структурное подразделение или конкретную организацию);
- название адресата (конкретно кому направлен документ);
- название документа (в данном случае указывается «Служебная записка»);
- номер регистрации служебной записки;
- дату написания;
- заголовок к тексту (пример: «О покупке канцтоваров для отделения», «О дисциплинарном взыскании» и т.д);
- сам текст;
- дата и подпись, кто составлял служебную записку (обязательно нужно указывать должность);
При написании служебной записки нужно придерживаться следующих правил:
- правильное указание всех реквизитов;
- строго придерживаться официального стиля написания;
- составлять документ в правильной последовательности;
Кто может написать служебную записку
Служебную записку могут составлять как простые рабочие, так и руководящий состав организации. Это документ, который регулирует связь объектов при горизонтальном управлении .
Электронный документооборот
Основные цели написания служебных записок это решение текущих организационных проблем, связанных с хозяйственным управление, материально-технической базой, информационным обеспечением, дисциплинарном взысканием и т. д.
Зачастую ведущие организации используют систему электронного документооборота для фиксации различных данных и фактов: программисты разрабатывают специальную программу, работки организации регистрируются благодаря логину и паролю (их предоставляет отдел кадров) и, зайдя в определенный раздел программы по документообороту, сотрудник выбирает раздел «Служебная записка» и уже заполняет недостающие поля.
Удобство применения электронного документооборота оценили многие компании, так как:
- автоматически присваивается номер документа (его карточка);
- все документы хранятся в электронном архиве (в основном по годам);
- для поиска конкретного документа достаточно знать минимальный набор информации;
- экономия на бумаге и аренде хранилищ и т. д;
Но многие организации до сих пор пользуются бумажными носителями при написании служебных записок.
В отделе кадров зачастую находятся уже готовые примеры служебных записок для различных целей и сотруднику только нужно обратиться к ответственному кадровику и указать причину написания его служебной записки.
Порядок рассмотрения служебной записки
После написания служебной записки, она регистрируется ответственными сотрудниками, далее поступает на рассмотрение ответственным лицам (которые отмечают факт прочтения и ставят соответствующие пометки) и после всего этого она отправляется адресату. Адресат уже ставит свою резолюцию («Согласовано», «Отклонено», «Рассмотрено», «Исполнено» и т.д. В зависимости от цели написания служебной записки и конечного результата действия после обращения сотрудником компании).
Жестких требований со стороны законодательной базы нет к написанию служебных записок, но все же нужно указывать все пункты правильно (согласно общим требованиям документооборота).
Пример написания служебной записки
Директору ООО «Росток»
Самелюк Анатолию Петровичу
менеджера отдела продаж ООО «Росток»
Кузнецовой Оксаны Ивановны
(можно указать паспортные данные, адрес проживания или рабочий адрес, табельный номер сотрудника, что присваивается при приеме на работу)
от 25 декабря 2014 г.
№ 31 от 25.12.2014 (регистрационный номер)
Служебная записка
В связи с продлением командировки в г. Москва, согласно данных документа № 27 от 15.12.2014: длительности командировки должна была быть от 17 декабря 2014 года по 20 декабря 2014 года, но фактическая длительность командировки: с 17 декабря 2014 года по 23 декабря 2014 года, в связи с решением соответствующих организационных вопросов. Отчет о проделанной работе предоставлен руководителю отдела продаж ООО «Росток» Крамару Николаю Николаевичу.
Билеты об отправлении и прибытии прилагаются. Прошу выделить соответствующую сумму командировочных — в размере 10 тыс. руб.
25.12.2014
менеджер отдела продаж ООО «Росток»
Кузнецовой О. И. (и личная подпись).
Если служебная записка занимает несколько листов А4, то каждый из них нумеруются.
Отступы
Оформляя служебную записку на бумажном носителе, нужно придерживаться следующих отступов:
- левый отступ (поле) - от 2,5 до 3,5 см (место подшивки документа);
- правый отступ - от 1,25 до 2,5 см;
- верхний отступ - не менее 2 см;
- нижний отступ - не менее 2 см;
Если рассматривать общие принципы написания служебной записки, то этот документ носит исключительно вспомогательный характер, конкретную информацию и тем самым инициирует определенное управленческое решение.
Носкова Елена
В профессии бухгалтера я уже 15 лет. Работала главным бухгалтером в группе компаний. Имею опыт прохождения проверок, получения кредитов. Знакома со сферами производства, торговли, услуг, строительства.